Como Planejar uma Reunião Eficiente

Como Planejar uma Reunião

Uma das grandes dificuldades encontradas por líderes e gestores de diversas empresas é como planejar uma reunião eficiente, otimizando o tempo dos funcionários envolvidos e alcançando os objetivos motivadores daquela reunião. De fato, sem a orientação necessária, uma reunião pode fracassar ao simplesmente não conseguir chegar a uma conclusão ou a pelo menos um indicativo dessa conclusão, tornando aquele encontro uma perda de tempo.

Portanto, para que a sua reunião seja eficiente é preciso seguir alguns métodos básicos e simples que farão com que o tempo de todos seja aproveitado da melhor forma. Caso você ainda não saiba como e por onde começar, então preste atenção nas etapas abaixo:

Como Planejar uma Reunião: Estabeleça os objetivos 

Começar uma reunião sem todos os objetivos estabelecidos previamente é um dos maiores erros usualmente cometidos. Antes mesmo de convidar os participantes é preciso ter esses objetivos bem claros, até mesmo para entender se a reunião é realmente necessária ou os assuntos que serão discutidos podem ser resolvidos de maneira mais simplificada.

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Como Planejar uma Reunião: Faça um roteiro

Organize em um papel todos os assuntos que serão discutidos, pontos que devem ser ressaltados e a ordem cujo a qual eles serão colocados em pauta na hora da reunião. Um roteiro bem organizado ajuda a guiar a reunião da melhor forma possível e otimizar tempo, colocando assuntos relacionados mais próximos, etc. Além disso, é essencial ter esse roteiro em mãos para que nenhum tópico importante seja deixado de lado!

*Veja Também: Como Fazer uma Pauta de Reunião (Clique Aqui)

Como Planejar uma Reunião: Convoque os participantes 

Envie um convite para todos os participantes que deverão estar presentes na reunião. Este convite pode ser via E-mail ou até mesmo impresso, mas é importante que ele ocorra para assegurar que todos foram devidamente notificados! É importante incluir o horário cujo o qual a reunião começa, bem como o assunto principal para que os participantes se preparem e reúnam os materiais que possam ser necessários.

*Veja também: Os 3 Documentos Necessários para Uma Reunião Eficaz (Clique Aqui)

Como Planejar uma Reunião: Como conduzir a sua reunião

É extremamente importante que exista uma pessoa que atue como moderadora dessa reunião, seguindo o roteiro à risca e mediando as discussões, dessa forma, evitando que o mesmo assunto seja discutido mais de uma vez desnecessariamente ou então conduzindo as conversas para que elas cheguem a uma conclusão. Além disso, esse moderador deverá ficar atento ao tempo restante para a reunião (caso exista) e controla-lo de acordo com os assuntos da pauta/roteiro, evitando que o tempo se esgote e alguns temas fiquem de fora.

Como Planejar uma Reunião: Não se esqueça de registrar o que foi acertado

Registre na ata tudo o que foi conversado e decidido a partir dessa reunião, além de servir como um documento para todos presentes é uma forma de dar continuidade no encontro caso seja necessário. Para casos mais formais você poderá realizar uma cópia dessa ata e enviar para todos os participantes, além de solicitar a assinatura deles ao final da reunião.

Portanto, seguindo esses princípios você poderá realizar uma reunião mais eficaz e conseguir o melhor de cada encontro. Basta começar a colocar em prática!

Se você gostou deste artigo, você vai adorar a aula gratuita: 3 Estratégias para Dobrar os Resultados de Sua Equipe. Clique Aqui e Assista.

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