Como Fazer uma Reunião de Brainstorming em 9 Passos

Se você nunca ouviu falar do brainstorming, ou em sua tradução “tempestade de ideias”, saiba que uma técnica relativamente popular, nas empresas que buscam qualidade nos processos e inovação.

Apesar de aparentemente simples, se você não sabe conduzir, pode colocar o resultado por água abaixo. Isto por que liderar uma reunião de brainstorming, é respeitar algumas regras simples, mas essenciais.

A seguir, os 9 passos essenciais de como fazer uma reunião de brainstorming com resultados eficazes.

Como Fazer uma Reunião de Brainstorming:

Passo #1 – Entendendo a Metodologia

Mas afinal, o que é uma reunião de brainstorming eficaz?

A técnica estimula a criação de novas ideais, e aproveita algumas das características, versatilidade e velocidade, do nosso cérebro e de nossos pensamentos, quando estão no modo ‘criativo’.

Não só você, mas todos os participantes devem entender o que é a técnica da ‘tempestade de ideias. O foco aqui é gerar quantidade de ideias, sem julgar a qualidades delas.

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Como Fazer uma Reunião de Brainstorming

Passo #2 – Receba todas as ideais

É proibido censurar, fazer julgamentos ou mesmo piadas. Sem isso, toda a técnica se perde, já que a repressão ou o medo do julgamento é o primeiro ponto que coíbe uma pessoa de compartilhar uma nova ideia, deixando-a no estado ‘defensivo’ e não ‘criativo’.

Mesmo as mais bobas, engraçadas, lúdicas. Liberdade total para os participantes. Lembre-se que o valor da técnica é gerar quantidade de novas ideias, e deixar o cérebro em seu estado criativo e não concentrado.

Saiba que muitas ideias consideradas tolas aparentemente, com trabalho envolvido podem se tornar soluções realmente eficazes. Então sem julgamentos, receba todas as ideias.

Como Fazer uma Reunião de Brainstorming

Passo #3 – Tema

Independente da liberdade na geração de ideias é crucial que os participantes recebam o tema, ou foco da reunião. Inclusive o tema e a metodologia utilizada (brainstorming), deverão estar presentes na pauta. Ou na convocação da reunião. Sugiro que leia o artigo: Pauta de Reunião.

Estabeleça um problema específico a ser resolvido pelo grupo. Pense em algo que possa ser resumido com uma única pergunta. Por exemplo: Como faremos para aumentar as vendas em 10%? Como podemos melhorar nosso atendimento?

As questões devem estar relacionadas com as diretrizes da companhia. E uma reunião de brainstorming é o início da geração das ideias.

Todas elas deverão passar por análise, triagem, estudo de viabilidade, etc. Ou seja, o tema deve ser algo que você tenha tempo para trabalhar e desenvolver um planejamento. Se o tema é um caso de urgência, talvez a metodologia não seja mais adequada neste momento.

brainstorming

Como Fazer uma Reunião de Brainstorming

Passo #4 – Duração

Estabeleça um tempo limite para a duração da reunião. Isso pressiona o grupo a produzir mais. Sem um tempo limite a reunião pode se estender demais, ou muitas vezes perder o objetivo (foco do tema).

Como Fazer uma Reunião de Brainstorming

Passo #5 – Facilitador 

Já citei em outros artigos, a importância de um facilitador durante as reuniões de trabalho. O ideal para uma reunião de brainstorming, é que haja uma pessoa neutra, que observe se a metodologia está sendo bem aplicada, e acompanhe o fluxo de ideias.

Também é papel do facilitador intervir caso alguém, ou uma ideia, seja reprimida, relembrando a todos a regra da dinâmica.

Outro tarefa essencial, é não deixar o grupo perder o foco, lembrando-os da questão tema da reunião, e do tempo de duração da sessão.

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Passo #6 – Participantes

O brainstorming funciona ainda melhor, se você formar um grupo heterogêneo de participantes. É muito interessante fazê-lo com pessoas de diferentes setores, e observar as diferentes ideias que podem sair da cabeça de pessoas que originalmente, nem estão afetadas diretamente pelo tema da reunião.

como fazer uma reuniao de brainstorming 3

Como Fazer uma Reunião de Brainstorming

Passo #7 – Postura

A equipe deve estar relaxada, e encarar como uma maneira divertida de melhorar a empresa. O facilitador tem papel importante aqui. Se o tema é polêmico, evite colocar pessoas ou grupos conflituosos, melhor separá-los em duas dinâmicas.

Fica difícil manter a metodologia do ‘esteja relaxado’ e ‘não faça críticas’, se o clima entre as pessoas não estiver bom.

Como Fazer uma Reunião de Brainstorming

Passo #8 – Registre as Ideias

Tenha material disponível, em que seja possível o registro das ideias de forma simples e rápida. Aqui vale lousa branca, post-it, ou computador: o importante é que as ideias sejam coletadas na velocidade que surgem, sem intervenções.

Tenha uma pessoa para registrar as ideias, de preferencia que escreva ou digite de maneira rápida. Sem preocupação com erros de digitação, ou ortográficos. Registrar rapidamente, não perder nenhuma ideia ou tempo. Lembre-se a regra é quantidade!

Como Fazer uma Reunião de Brainstorming

Passo #9 – Filtragem

Para se obter um resultado de qualidade, em meio a tantas ideias, vale a pena pedir que os participantes votem naquelas que merecem ser analisadas. Fazendo uma primeira filtragem, e eliminando os excessos. Isso já no final do processo, depois de encerrar a ‘tempestade de ideias’.

Porém aqui não é momento de discuti-las a fundo ao final da reunião. Isso por que você faz com que as pessoas passem de um estado criativo, para um analítico. Além de cansativo, será pouco produtivo.

Agora que você sabe como fazer uma reunião de brainstorming, mãos a obra! Se você já participou ou conduziu uma, não deixe de me contar sua experiência.

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