COMO FAZER UMA REUNIÃO DE ANÁLISE DE PROBLEMA (+ Regra dos 5 Porquês)

Reunião é uma ferramenta importante para discutir e analisar problemas que estão acontecendo na sua empresa, ou setor. É importante reunir o time para um trabalho em equipe, certo? Sim e não! Leia o artigo sobre as 10 Razões para se fazer uma reunião de trabalho em equipe, clicando aqui! 

Para tratar de um problema de forma efetiva em uma reunião, o ideal é que o trabalho em equipe seja realizado através de uma metodologia, com o auxilio de uma ferramenta de ‘análise de causa’.

Neste post irei te explicar uma metodologia bastante eficaz para analisar problemas. Mas antes gostaria de te dar quatro dicas, que poderão ser o verdadeiro ‘pulo do gato’, na hora de fazer uma reunião de análise de causa de problema, e ter resultados realmente eficazes:

 

bulbDica1#    Um problema pode ter mais de uma causa (e frequentemente é o que acontece);

Dica2#     Uma única causa ‘raiz’ pode estar contribuindo com a maioria dos  problemas (efeitos aparentes);

Dica3#     Para solucionar um problema, é necessário atacar a ‘causa’ do problema;

Dica4#     Prevenir é preciso!

 

Os 5 porquês: Ferramenta de análise de causa de problema

Primeiro gostaria de te explicar o porquê sugiro esta ferramenta: a metodologia é relativamente simples de executar, pode ser facilmente conduzida se você está começando sua carreira (ou não tem o costume de utilizar uma metodologia, para obter resultados significativos).

Nascida como uma ferramenta de gestão da qualidade, na busca incansável de melhoria contínua, a técnica dos ‘5 porquês’ serve para aprofundar o raciocínio do sintoma do problema à causa raiz do mesmo.

Diante de um problema (sintoma), perguntamos  o porquê. A resposta é uma causa aparente. O restante dos ‘porquês’ é sempre em cima das causas subsequentes.  Parece complicado? Veja o exemplo na imagem:

Imagens para blog

 

Interpretando a imagem: a real causa do problema (em vermelho, 5° por que) era a falta de investimento em treinamentos internos, que não qualificavam o pessoal para a contratação. Sem um colaborador treinado para recursos humanos, não se conseguia contratar um profissional qualificado para a produção e análise de métricas financeiras, dificultando o bom andamento do negócio (Problema: meu negócio vai mal!)

 

Agora ficou mais simples, né? Na verdade, não é necessário fazer exatamente as 5 perguntas, desde que se chegue na real causa do problema.

Lembre-se que a técnica não é uma ferramenta para transferir responsabilidade ou encontrar um culpado! O líder deve estar preparado para aplicar a metodologia e trabalhar em equipe para analisar realmente a causa de um problema.

 

Outro exemplo:

5 porques 2

 

Vale relembrar que a técnica é simples, mas se bem aplicada pode apresentar resultados interessantes. Localizando-se a real causa do problema, fica mais fácil e eficiente traçar um plano de ação. Se você ainda não leu, sugiro o artigo 7 passos para a construção de um plano de ação eficiente, só clicar aqui!

Saliento que a técnica dos ‘5 porquês é uma ferramenta” simples, apresentando limitações quanto a problemas mais complexos (com mais causas) e pode ser usada em reuniões intersetoriais (evitando transferir responsabilidade).

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Pra mim, a ferramenta dos 5 porquês é bem eficaz e mais simples do que a regra dos porques do nosso português, que nunca aprendi direito, 😉 Então desculpe qualquer falha! 🙂

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