COMO FAZER UMA PAUTA DE REUNIÃO EM 6 PASSOS [EXPRESS]

Você já parou para pensar: Para que serve uma pauta de reunião?

Pauta é o nome que se dá ao documento de convocação de uma reunião. Significa uma lista ou relação. Sendo originária do latim ‘pactus’, raiz também da palavra pacto, descrevendo assim, algo que deve ser estabelecido, ou seja, fixo.

Você já deve ter sido chamado para uma reunião, e saiu com a impressão: “O que eu estou fazendo aqui?”, como se em nada seu conhecimento ou habilidade fosse útil para aquele determinado momento!

Outro caso muito comum nas empresas é quando uma reunião termina com esta decisão: “Vamos marcar uma próxima reunião, para discutir melhor!”. Normalmente a discussão perdeu completamente o foco, ou não havia as informações necessárias para tomada de decisão!

Estas falhas, muitas vezes, são evitadas com uma pauta de reunião bem elaborada. Claro que ela também deve ser seguida durante o encontro, de acordo com o que foi planejada, e aí exige um pouco mais de metodologia (caso seja você que esteja conduzindo a reunião).

Invista um pouco do seu tempo refletindo exatamente sobre o que vai colocar neste documento convocatório. Isso permite evitar esquecer alguns dos objetivos, ou inverter a ordem das discussões (o que pode ter efeito contrário na sua estratégia).

Seguem 6 PASSOS VALIOSOS que não podem faltar em sua pauta de reunião, e que vão acelerar os resultados do seu trabalho em equipe:

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PASSO# 1 Listar

Faça uma lista com todos os tópicos a serem tratados em reunião, e o tempo de discussão de cada um deles. Lembre-se: os tópicos escolhidos devem ser pertinentes ao bom andamento da organização. Se um simples e-mail resolver o problema do tópico em questão, não o inclua na pauta.

PASSO# 2 Organizar

Organize os tópicos de acordo com o tempo e relevância. Prefiro incluir os assuntos por ordem de relevância de impacto. Garanto assim, que em caso de atraso, os menos relevantes é que ficarão para um momento futuro oportuno.

PASSO# 3 Informações objetivas

Não se esqueça das informações objetivas e relevantes como: nome da reunião, horário de início e término, local da reunião, se ela é obrigatória ou facultativa, bem como se há necessidade de se comunicar a impossibilidade de comparecimento (caso alguém não possa ir por motivo de férias, outro compromisso profissional, etc).

 PASSO# 4 Matriz de Responsabilidade

 Defina bem os papéis e responsabilidades de cada participante. Defina quem irá conduzir que irá tomar notas, escrever a ata e/ou plano de ação.

PASSO# 5 Necessidades

Se for precisar de informações adicionais, ou específicas de uma pessoa, departamento ou projeto, não hesite em solicitar na pauta!

Evite que sua reunião fique inconsistente por que ‘você não avisou’!

 Qualquer tipo de preparação especial deve estar contida na pauta de reunião, de maneira clara e objetiva.

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PASSO# 6 Envio

Envie com antecedência: Sugiro o mínimo de dois dias úteis, para que as pessoas tenham tempo de se preparar. Atenção: Eu disse no mínimo!

Não ignore o poder que esta pequena ferramenta burocrática tem, na condução de reuniões mais eficazes e produtivas.

Planeje sua pauta e uma excelente reunião! Até a próxima!

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Preparei um vídeo falando sobre pauta de reunião… Espero que goste.

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2 Comments

  • Valter

    Reply Reply fevereiro 29, 2016

    Olá!

    O link para recebimento de material gratuito está dando erro.

    Gentileza verificar.

    Atenciosamente,
    Valter Crispim

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