COMO CRIAR UM PLANO DE AÇÃO EFICIENTE EM 7 PASSOS

Exceções à parte, o ideal é que uma reunião sempre se encerre com a elaboração de uma ‘ata de reunião’ ou plano de ação. A intenção é transformar ideias em atitudes ou comportamentos desejados. Se este não é o objetivo final da convocação, talvez não seja necessário fazê-la.  

Você pode achar que o que eu acabei de dizer é óbvio ou desnecessário… Mas na minha experiência profissional, o que vivenciei foi diferente! Por conta da má administração do tempo, por não conhecer a metodologia para conduzir uma reunião, ou porque o tempo planejado não era suficiente, acabava não dando importância a esta etapa. Sugiro que também leia o artigo: 8 passos para liderar uma equipe no encerramento de uma reunião, clicando aqui.

Neste caso, quando possível, recomendo que se estenda o tempo programado ou pelo menos que se marque uma nova reunião (o mais breve possível) nem que seja apenas para finalizar este plano de ação.

Mas atenção: esta deve ser a exceção. A regra é que tudo se conclua no tempo programado. Toda regra pode ter exceção, mas a exceção não pode virar regra!

Quando você não cria uma ata de reunião objetiva e clara, ou em formato de plano de ação, você pressupõe que todos os presentes entenderam o que se esperava e que estão alinhados com as expectativas e ações a serem tomadas. Lamento te informar, mas 90% dos projetos não obtém sucesso, por falha na comunicação.

Existem várias ferramentas que você pode utilizar como metodologia para se estabelecer um plano de ação eficaz durante a sua reunião. Um dos mais simples, objetivo e talvez por isso mesmo mais eficaz, é a técnica 5W2H.

A ferramenta recebe este nome devido à primeira letra das palavras em inglês:

 

  • What (o que será feito),
  • Who (quem fará),
  • When (quando será feito),
  • Where (onde será feito),
  • Why (por que será feito)
  • How (como será feito)
  • How Much (quanto custará)

Obs: Existe uma variável que á 5W1H quando se abstém da ‘How Much’ (quanto custa), quando apenas recursos humanos são necessários.

 

O plano de ação que é elaborado com ajuda desta ferramenta nada é mais do que listar todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado.

Pink_e_o_c_rebro

Plano de Ação – Ferramenta 5W 2H em 7 Passos

 

Passo #1

Deixar claro tudo o que deverá ser feito (“What”?). Compartilho o conceito de escopo do projeto: “Todo o trabalho necessário, e tão somente o necessário, para a entrega.” Ou seja, somente as atividades realmente necessárias para obter o resultado desejado.

Passo #2

Quando (“When”?). Não existe elaboração de metas sem prazo estipulado e claro. Negocie os prazos com sua equipe, de forma atingível, mas que gere certa pressão interna de “vamos a luta”! Acompanhe a realização das atividades durante toda a execução. Crie marcos (datas de verificação) antes mesmo da data final. Existem (muitas) pessoas que tem a tendência à procrastinação e deixam tudo pra última hora.

 

Preocupado com os Resultados da Sua Equipe?

Ebook Revela o passo-a-passo para uma reunião PRODUTIVA

Baixe Agora as 32 Melhores Dicas para uma Reunião Eficaz

Passo #3

Se a sua execução envolve mais de uma pessoa, é importante esclarecer quem será o responsável por cada ação (“Who”?). Excelente para evitar transferências de responsabilidade ou broncas generalizadas.

Passo #4 

Quando necessário, para evitar possíveis dúvidas, deve ainda esclarecer, os porquês (“Why”?) da realização de cada ação. Acredito muito na importância deste “W”. O porquê das ações é encontrar o motivo de elas serem necessárias ao alcance da meta. Motivo+Ação= Motivação! Dar à importância a determinada atividade é dar motivos para a ação dela, motivando o responsável pela entrega.

Passo #5

Como (“How”?) deverão ser feitas? Envolva os participantes, os colaboradores devem saber melhor que você os detalhes de suas atividades e setor. Negocie prazos para as entregas, e as qualidades e delegue os ‘comos’ (os métodos) ao responsável pela atividade.

Passo #6

Onde (“Where”?) serão feitas. Refere-se ao local, departamento, etc. Caso seja uma tarefa externa, deixe explícito.

Passo #7 

(“How” Much?) Quais são os custos ou investimentos necessários para realização de cada atividade? Aqui tente ser o mais criativo possível. Existem gestores que só conseguem propor ações contando com as variáveis “comprar”, “investir” ou “recrutar”.

 

Lembre-se sempre: administrar é gerenciar recursos escassos. Caso seja necessário, convoque um responsável do setor financeiro para a reunião, evitando perder tempo em custos ou despesas que não serão aprovadas posteriormente.

plano de alcao

 

Agora que você já conhece os 7 passos para um plano de ação eficaz, não esqueça de apresentá-los ou relembrá-los para sua equipe. Uma forma simples de trabalhá-lo durante a reunião é montar anteriormente uma planilha em Excel. Disponibilizo uma gratuitamente para DOWNLOAD para quem participa da Lista Vip. Ainda não se inscreveu, corre lá!

 

Preocupado com os Resultados da Sua Equipe?

Ebook Revela o passo-a-passo para uma reunião PRODUTIVA

Baixe Agora as 32 Melhores Dicas para uma Reunião Eficaz

Uma Excelente reunião e até a próxima! Se gostou do artigo, ou acredita que possa ajudar outras pessoas, não deixe de compartilhar!

Assinatura Reunião em Pauta

Participe da Discussão...

Leave A Response

* Denotes Required Field