Como Conduzir uma Reunião: Pontos Chaves!

Como conduzir uma reunião produtiva

Como conduzir uma reunião pode ter um efeito impactante, criar posicionamento, credibilidade e autoridade diante das pessoas? Além de aumentar a produtividade da sua equipe. la

 

Vamos falar de reunião corporativa para você apresentar um projeto, seja você um funcionário, gerente ou mesmo um empresário querendo vender uma ideia.

 

Vou te contar aqui erros e acertos para você ter uma alta performance na reunião que você for conduzir.

PRIMEIRO PONTO CHAVE: QUANDO COMEÇAR?

 

Quando você for participar de uma reunião, precisa entender que a reunião não começa na hora que ela começa… Confuso? Vou explicar!

 

A reunião começa muito antes… Quando você vai preparar o que vai acontecer nessa reunião. Pense de uma maneira geral:

 

Qual é o tema? Qual é a duração? Quem serão os participantes?

 

Tudo isso deve ser pensado antes de mandar o convite para as pessoas que irão participar.

Neste convite  é importante você também colocar qual é o tema, quem serão os participantes, e qual é a duração dessa reunião, isso permite que todas as pessoas possam se preparar de uma forma estratégica para fazer o máximo possível durante aquele período determinado de tempo.

 

SEGUNDO PONTO CHAVE: ABERTURA

 

O segundo ponto que eu quero explicar para você, é que quando você for abrir a reunião de boas-vindas, explique qual é o objetivo e quanto tempo vai ter para determinados temas.

 

Vamos supor que nessa reunião você vai tratar de três assuntos. Quanto tempo cada assunto vai ter? Assim, todas as pessoas podem (e devem) organizar e cuidar da gestão do tempo junto com você, e  você não precisará ficar desesperado porque a reunião não está caminhando, as pessoas estão partindo para outros assuntos, e não correr o risco de atrasar tudo! (Quem nunca passou por isso?)

 

Outra dica para quando você for fazer a abertura da reunião

 

Diga qual é o objetivo e quais são as diretrizes a mais que você tem, além do tempo, tem alguma outra diretriz que você queira passar nesse momento?

Como conduzir uma reunião produtiva

TERCEIRO PONTO CHAVE: NÃO ESQUEÇA DISSO

 

O terceiro aspecto é entender que numa reunião, logo que você começar, pode haver algum tipo de divergência ( e está tudo bem, é normal). Mas lembre-se que seu papel é, até o final do prazo estipulado, você precisa ter a convergência de ideias, para sair com um plano de ação!

 

Deixando claro: Uma reunião sem plano de ação não é uma reunião produtiva. (se você é um líder isso deve ser uma mantra na sua vida)!

 

Então já partindo daqui, do pressuposto que a gente tá chegando no final da reunião, terminou a convergência…O próximo passo é o plano de ação!!

 

Um plano de ação simples e eficaz traz excelentes resultados para sua liderança e sua equipe. Então estipule:

 

  • O que vai ser feito
  • Quando vai ser feito 
  • Quem vai realizar 
  • Quem é o responsável por aquela tarefa determinada 

 

QUARTO PONTO CHAVE: Comportamento

 

Durante a reunião existem alguns detalhes que você precisa sim, prestar muita atenção. 

 

Primeiro cuidado com o uso do celular. Você vai precisar deixar o seu celular ali durante a reunião? Então deixe com o visor para baixo, porque senão fica parecendo aquele monte de mensagem, você se distrai… 

 

Isso pode acabar passando uma impressão que você está desconectado, ou você realmente pode perder a conexão das pessoas durante… E isso causa um impacto negativo na sua autoridade e credibilidade, Afinal se você pede uma reunião, e as notificações do seu celular são mais importantes, então pode ocorrer para as pessoas que você não valoriza tanto o tempo delas.

DETALHE IMPORTANTE: POSTURA

O segundo detalhe importante: cuidado com a sua postura na reunião. Vai estar sentado? Cuidado com a postura! Tem gente que senta (na verdade quase deita na cadeira). 

 

Caso você precise anotar alguma coisa, tome cuidado para não deitar sobre a mesa…

 

Ou seja, sua postura vai ser muito importante para imagem e por consequência para o impacto que você quer gerar!

 

Um terceiro detalhe é para quando você não é a pessoa que está conduzindo a reunião, ou seja você é um participante.

 

Se coloque, participe: Não guarde as suas ideias! 

 

Porque se não, você sai da reunião que você não se colocou, ficou nervoso, ficou com medo, ou qualquer outros mil motivos que passaram pela sua cabeça…

 

Aí você não se colocou você sai da reunião e começa a fofoca (Exemplo de diálogo):

 

“Você viu a Aline? Falou aquilo! Poxa… eu pensei em falar tal coisa mas acabei não falando”

 

Então imagine: além de correr o risco, daquela pessoal que ouviu a fofoca ou seu desabafo, apresentar a sua  ideia na próxima, ou até apresentá-la diretamente ao líder…

 

Inegavelmente seu medo de se colocar, coloca também suas melhores ideias no colo das outras pessoas!

Como conduzir uma reunião produtiva

QUINTO PONTO CHAVE: AMBIENTE

 

Qual o contexto você está inserido: em um contexto mais formal ou em um contexto mais informal ?

 

Agora ajuste a sua estratégia ao ambiente, por que isso sim é muito importante! 

 

Por isso em uma reunião você precisa gerar conexão com as pessoas, e esse fator de você analisar o ambiente para poder se posicionar vai fazer muita diferença!

 

E por fim um detalhe que faz muita diferença, e daqui para frente, vai fazer muita diferença no resultado que você vai alcançar!

 

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