COMO LIDERAR UMA EQUIPE AO ENCERRAR UMA REUNIÃO DE TRABALHO

Muitas vezes, pela pressa, ou por não saber a importância deste momento chave, os líderes se esquecem de incluir em seu planejamento, a forma com que vão liderar uma equipe durante o encerramento da reunião.

Talvez seja um dos momentos mais importantes, e existe uma metodologia simples, que poderá te trazer resultados mais eficazes. Seguem os 8 passos para fazer um excelente encerramento de reunião, e liderar uma equipe orientada para objetivos e resultados:

Passo #1 Todos os participantes estão presentes?

Se algum participante se ausentou e não voltou, as definições e encerramento não irão surtir efeitos para esta pessoa. Não se esqueça de registrar a ausência na ata de reunião, certificando-se que esta pessoa receba por escrito o mais breve possível. O mesmo se aplica a participantes que chegam atrasados ou no final da reunião (infelizmente é comum em reuniões de condôminos ou em escolas, porém se você lidera uma equipe, isso deve ser evitado).

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Passo #2 Pontue todos os tópicos discutidos:

Você deve resumir em voz alta, de maneira breve, as discussões e decisões tomadas, baseando-se em suas anotações e na pauta de reunião. (Leia o artigo: Como fazer uma pauta de reunião express). Observe se suas impressões são as mesmas dos participantes, caso contrário retifique-as. Liderar uma equipe não é manter o seu ponto de vista, e sim manter o ponto de vista do grupo coeso.

Passo #3 Plano de ação:

Nunca encerre uma reunião sem um plano de ação. Caso não tenha tempo disponível (analise se não houve falha na condução da gestão de tempo, ou no planejamento). Marque uma próxima reunião tão somente para construir o plano. Sair de uma reunião sem diretrizes claras e transparentes fará a mesma improdutiva e ineficaz. Leia o artigo: Como construir um plano de ação!

Como-Criar-uma-Chamada-à-Ação-Efetiva-–-Parte-1-2

Passo #4 Agende a próxima reunião:

Caso já esteja agendada, volte a anunciá-la.

Passo #5 Informe sobre a ata de reunião:

Informe aos participantes: o responsável pela produção da ata de reunião, como será a entrega ou envio, e quando e como irão recebê-la. Aqui vale solicitar que os mesmos verifiquem suas informações pessoais (endereço ou e-mail) para garantir o recebimento. Se quiser receber modelos de documentos, inclusive de ata de reunião, participe da nossa Lista Vip.

 

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Passo #6 Abra espaço para comentários:

Registre as lições aprendidas, sempre que possível! Com um esforço, pode demorar pouco tempo e criar uma atitude de autorreflexão individual e em grupo. Permita que comentem e busquem melhorias sobre a metodologia empregada na reunião, deixe-nos confortáveis para isso.

Passo #7 Finalize de forma positiva:

A verdade é nem todo mundo gosta de reunião. Agradeça a todos pela participação, valorize os esforços coletivos. Se você liderar uma equipe: Reforce a importância das decisões, objetivos e diretrizes ali definidas. Eu gosto muito de escolher um vídeo motivacional, de preferência com os temas ‘trabalho em equipe’, ‘metas’ ou ‘liderança’ pra finalizar.

O objetivo é levar as pessoas a se emocionarem, e fixarem o dia como produtivo, se sentindo realmente parte de algo importante e positivo.

Passo #8 Celebre

Se o tempo e orçamento permitirem, porque não um coffee break? As pessoas adoram ser bem tratadas, e de ‘barriga cheia’ todo mundo é mais feliz! Além de abrir espaço para networking, para as pessoas se conhecerem e se comunicarem.

Lembre-se que o espírito de fazer parte de um grupo, pode fortalecer o próprio grupo.

 

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Uma Excelente reunião e até a próxima! Se gostou do artigo, ou acredita que possa ajudar outras pessoas, não deixe de compartilhar!

 Assinatura Reunião em Pauta

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