3 documentos importantes para uma reunião eficaz

O que é uma Reunião Eficaz?

Para que a sua reunião seja eficaz e produtiva e para que ela fique registrada corretamente para usos futuros é preciso que tudo o que for discutido com relevância seja documentado. Infelizmente, a prática de documentar reuniões e formalizá-las não é adotada em muitas empresas, ocasionando a perda de informações e, consequentemente, de tempo investido. Para que você possa organizar a sua reunião e registrá-la da melhor forma possível se fazem necessários 3 documentos básicos: a pauta, a ata da reunião e um checklist.

Se você nunca ouviu falar desses documentos ou até mesmo já conhece um pouco sobre, porém não sabe como usá-los corretamente então, sem dúvidas, esse material será de grande utilidade. Abaixo separamos por tópicos cada um dos documentos juntamente com a sua função principal e como fazê-lo para que você possa aplicar nas suas reuniões. Confira:

Reunião Eficaz: A Pauta da Reunião

A pauta serve como um roteiro para a sua reunião. Portanto, você deve incluir nela todos os tópicos que deverão ser discutidos, bem como detalhes que devem ser conversados e os objetivos de cada um dos assuntos, como por exemplo, definir orçamento, optar por um investimento ou por outro, etc.

Esse documento vai te ajudar a convidar os participantes que deverão ser informados dos assuntos em pauta no momento em que forem notificados da reunião, assim, poderão se preparar para falar sobre o assunto e tornar a conversa mais produtiva.

Reunião Eficaz:

Reunião Eficaz:

Veja também:

Reunião Eficaz: A ata de reunião


A ata da sua reunião
servirá como um documento de registro de tudo o que foi conversado e decidido. Portanto, deverá possuir os assuntos em pauta bem como os seus desdobramentos e todas as informações relevantes.

Existem diversos modelos de ata que podem ser seguidos, mas em sua essência, esse documento deverá servir como um guia para que quem não esteve presente entenda exatamente o que foi discutido ou então como uma orientação para as próximas reuniões que exijam a retomada de algum assunto que já foi pautado.

Para formalizar peça que todos os presentes leiam e assinem a ata, e se necessário, entregue uma cópia a cada um deles.

Reunião Eficaz: Checklist para a sua reunião

O checklist da sua reunião deverá ser simples e servirá como um documento que guiará a reunião durante o acontecimento dela. Portanto, deve ser escrito em listas, de forma que fique fácil a visualização e o check em todos os temas que forem discutidos.

Ou seja, no checklist da sua reunião é necessário incluir os dados da pauta e também objetivos em geral, dessa forma, sempre que um item for realizado você o elimina. A grande vantagem desse documento é fazer com que nenhum tema em especial seja esquecido!

Com esses três documentos as suas reuniões serão melhores aproveitadas e a organização se tornará mais simples! Quer saber mais sobre como fazer uma pauta, uma ata ou outras informações úteis para as suas reuniões? Então cadastre-se abaixo e receba o nosso material exclusivo!

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